Com muitas empresas a considerar a melhor forma de manter as equipes conectadas quando nem todos podem estar no mesmo local, o Google Workspace disponibiliza apps de videoconferência, chat em grupo e colaboração em documentos que facilitam o trabalho remoto onde quer que esteja. O impacto do COVID-19 acabou por transformar a realidade de milhares de trabalhadores de maneiras sem precedentes, trazendo à baila um tema de grande relevância e que cada vez mais é debatido: será possível trabalhar a partir de casa ou é preciso estarmos preso ao local de trabalho para sermos produtivos?
Como parceira da Google em Portugal, a NEEACONSULTING oferece todos os serviços necessários para migrar com sucesso qualquer empresa para uma das suites de produtividade e messaging mais avançada da atualidade, desde o licenciamento, à configuração do sistema, formação dos utilizadores e suporte técnico, utilizada por mais de 6 milhões de empresas em todo o mundo.
Práticas recomendadas para trabalhar a partir de casa com o Google Workspace
Não importa se está a trabalhar remotamente devido à pandemia do Covid-19 ou a adotar o estilo de vida de nómada digital que trabalhar a partir de qualquer ponto do mundo, partilharemos a seguir algumas de nossas principais dicas, incluindo como aproveitar as ferramentas do Google Workspace para maximizar a produtividade e a colaboração ao trabalhar com equipas remotas. Confira!
1. Edite arquivos de equipa em tempo real
Quer editar documentos, folhas de cálculo, apresentações ou outros arquivos com membros da sua equipa remota? Não é necessário enviar os arquivos várias vezes por e-mail e lidar com diversos anexos. Utilize os Documentos, as Folhas de Cálculo e o Apresentações Google para editar com outras pessoas em tempo real, conversar pelo chat dos arquivos e receber feedback direcionado pelos comentários. Como as alterações são salvas automaticamente, os membros da equipa sempre acedem às versões mais recentes.
- Documentos
- Google Chat
2. Faça apresentações remotamente
Quando não for possível encontrar sua equipa pessoalmente, utilize o Google Meet para apresentar slides, documentos e outros arquivos em uma videochamada. Também é possível gravar videochamadas para que pessoas em outros fusos horários possam assisti-las mais tarde, além de ativar as legendas para ver as gravações sem som.
- Apresentar durante uma videochamada
- Gravar uma videochamada
- Utilizar legendas em uma videochamada
- Fazer uma sessão de perguntas e respostas
- Organizar grandes eventos remotamente
3. Transmita as informações mais recentes para equipas ou grupos grandes
As páginas da Web são uma maneira fácil de partilhar informações com muitas pessoas. Pode escolher seu público-alvo e controlar quando as atualizações são lançadas. Se pretender disponibilizar um conteúdo para sua organização ou público, crie um site do Google Sites e incorpore Documentos, Folhas de Cálculo, Apresentações e, outros arquivos do Drive.
- Criar um site
- Incorporar arquivos num site
- Partilhar arquivos publicamente
- Publicar arquivos como páginas Web
4. Reúna informações de clientes ou membros da equipa
Pretende coletar informações de grupos grandes, como equipas internas ou clientes externos? Com o Formulários Google, pode criar e analisar pesquisas no smartphone ou navegador da Web. Crie uma pesquisa de satisfação do cliente, receba feedback sobre documentos de equipas grandes, envie uma rápida pesquisa de opinião e muito mais. Depois, receba notificações quando as pessoas responderem, veja os resultados da pesquisa e organize os dados com as tabelas e os gráficos do Formulários ou da Folha de Cálculo.
- Formulários
Considerações finais sobre o Google Workspace
Há muito o que explorar com o Google Workspace e, com tantos apps, recursos e planos oferecidos, nem sempre é fácil entender o que exatamente vem incluído e qual é a vantagem de um plano pago sobre as versões gratuitas para contas pessoais — que fornecem acesso a ferramentas importantes como Gmail, Drive e Docs, por exemplo.
No entanto, acreditamos que o Google Workspace é uma ótima solução para utilizadores profissionais ou empresariais que:
- Queiram um endereço de e-mail com domínio próprio;
- Não queiram se preocupar em ultrapassar os limites de armazenamento;
- Prefiram trabalhar em sistema de nuvem (cloud);
- Precisem de acesso a apps de produtividade;
- Desejem facilitar a colaboração entre os membros da equipa;
- Pretendam ter o controle sobre coisas como acesso do utilizadores, configurações de partilha e de segurança.
Se sua empresa pretende usar o Google Workspace (antigo G Suite) para colaboração e produtividade, esta poderá ser uma boa aposta, já que o Google Workspace está repleto de recursos que tornam o trabalho remoto mais fácil e integrado para sua equipe. Embora você possa usar apps como Gmail e Google Docs há algum tempo, muitas de suas ferramentas mais úteis ainda são desconhecidas e/ou subutilizadas.
O preço também faz do Google Workspace um dos conjuntos de soluções de produtividade mais acessíveis. De forma resumida, o serviço da Google se destaca em relação a soluções comparáveis e poderá ser uma boa opção para equipas de pequeno a médio porte.
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Breakout Rooms no Google Meet com ajuda do Google Agenda
As Breakout Rooms no Google Meet agora podem ser configuradas antes das chamadas com ajuda do Google Agenda. No mês passado, o Google anunciou uma série de recursos de videoconferência para clientes dos setores educacional e empresarial.
Alguns desses recursos agora estão a ser lançados, incluindo a capacidade de configurar salas de sessão de grupo (breakout rooms) no Google Meet antecipadamente, com o auxílio do Google Agenda.
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