A solução inovadora totalmente digital nasce a partir da plataforma Valdoc Sign e cumpre todos os requisitos legais em termos de Código Comercial e Assinaturas Eletrónicas

A Papiro, empresa especializada em Gestão de Processos de Negócio (BPO) e Serviços de Gestão Documental, anuncia o desenvolvimento de uma inovadora solução 100% eletrónica elaborada através da plataforma Valdoc Sign que permite a elaboração de Livros de Atas em suporte totalmente digital. Este módulo permite que editor e utilizador possam editar as atas e identificar as pessoas que vão estar envolvidas no processo, sendo a assinatura feita por certificados qualificados para conferir o devido valor probatório.

A entidade é o único interveniente que tem de estar registado na plataforma. Os participantes apenas precisam de receber a notificação para assinar a ata, clicando no respetivo botão e assinando-a através do seu Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou quaisquer certificados digitais válidos atribuídos por outras entidades acreditadas.

Tal como no processo tradicional, o cliente pode através deste módulo da plataforma Valdoc Sign arquivar, consultar, saber se já todos assinaram o documento e ainda ter um resumo de todas as atas lançadas, bem como identificar o gestor da ata, o presidente da mesa e todas as questões associadas que são agora transpostas para o digital. De igual forma, o processo de escrita das atas envolve indicar os termos de abertura e fecho, agora em formato eletrónico. Outra vantagem deste processo é o controlo sobre a assinatura das atas, que passa a ser mais rápido e eficaz. Por exemplo, se faltar alguém assinar essa pessoa pode receber diretamente um segundo lembrete com o pedido de ação.

Sempre que a ata é fechada, a solução gera um código único e exclusivo de acesso em formato alfanumérico, tal como se verifica nos códigos emitidos para as certidões permanentes das empresas. Através desse código é possível aceder à ata, validá-la e ver todo o histórico associado, não sendo necessário sequer a emissão do documento em PDF – basta enviar o código para consulta e validação. De igual modo, quando uma ata é assinada por todos os intervenientes, todos recebem uma cópia eletrónica do documento.

Pela importante questão de salvaguarda e integridade dos dados, o arquivo da plataforma mantém de forma automática a legalidade dos documentos por períodos temporais prolongados – ou seja, a validade do certificado digital e à aplicação de selo temporal. Deste modo, e se houver algum litígio com um espaço temporal desfasado de vários anos, o selo temporal permite fazer a devida verificação.

Esta solução está em conformidade com o Código Comercial português, que já previa a existência do Livro de Atas em formato eletrónico, e ainda com a legislação específica sobre Assinaturas Eletrónicas, servindo como prova da identidade de cada pessoa que assina determinada ata e também como garantia de que cada documento assinado não é adulterado.

Não menos importante, e porque se trata de uma solução totalmente digital, as empresas ajudam a proteger o meio ambiente e ainda poupam em custos e burocracia. Não só a redução de papel é um dado assinalável, sobretudo porque a solução de assinatura aplica-se num só clique a documentos com duas ou duzentas páginas, como também os custos com correio, estafetas e assinaturas físicas reconhecidas em notário deixam de existir.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “as pessoas coletivas que estão previstas na Lei devem obrigatoriamente prosseguir os seus Livros de Atas, local onde todas as decisões devem ficar devidamente lavradas e assinadas. Seguindo o mote da Papiro, criámos uma solução inovadora 100% digital com o propósito de precisamente simplificar e desburocratizar a vida das empresas nesta vertente, que como sabemos pode ser bastante morosa, volumosa e até dispendiosa.”

Saiba mais em www.papiro.pt e em www.valdocsign.pt.