A comunicação organizacional faz parte do escopo de toda empresa bem sucedida que tem sua missão e valores bem definidos. Por ser uma tática construída nos mínimos detalhes, em grande parte das vezes, essa estratégia de comunicação passa despercebida aos nossos olhos.
Contudo, uma estratégia de comunicação organizacional bem estruturada tem potencial para promover um ambiente de trabalho mais estável, reduzindo as chances de serem espalhadas fake news, intrigas, fofocas e ruídos que possam comprometer o clima de harmonia da organização.
Por isso toda empresa que possui um quadro de funcionários razoável, deve implementar essa estratégia, afinal de contas cada pessoa pensa de forma diferente e quanto mais fluida forem as mensagens, mais chances existem dela ser emitida com clareza para o receptor.
Antes das dicas..Mas afinal…
O que é Comunicação Organizacional?
Podemos dizer que a comunicação organizacional é o processo de troca de informações dentro de uma empresa ou instituição, envolvendo colaboradores, gestores, clientes e outros públicos estratégicos. A estratégia é dividida em 4 pilares que são: Comunicação Interna, Comunicação externa, Comunicação formal e Comunicação informal.
Confira abaixo como funcionam os principais pilares da Comunicação Organizacional.
Comunicação Interna
A comunicação interna tem foco voltado para os funcionários da organização e o seu principal objetivo é fortalecer e alinhar a cultura organizacional com foco em melhorar o clima de trabalho. Geralmente as grandes Instituições organizam a comunicação interna através de e-mails corporativos, reuniões, murais informativos
Comunicação Externa
Como o nome mesmo diz, a comunicação externa é amplamente direcionada para o público externo que são os clientes, fornecedores e pessoas que vão consumir a mensagem que aquela determinada empresa quer passar. Podemos utilizar como exemplo de comunicação externa as campanhas publicitárias, assessoria de imprensa, redes sociais.
Comunicação Formal
A comunicação formal segue regras e canais estabelecidos pela organização, como relatórios, comunicados oficiais e políticas internas.
Comunicação Informal
Esse modelo de comunicação organizacional é uma estratégia muito comum adotada por empresas que não são conservadoras. Ela acontece de maneira espontânea entre os colaboradores, sem passar por canais oficiais, como conversas no café ou grupos de mensagens.
8 Dicas Para Melhorar a Comunicação Organizacional
Se você tem uma empresa e tem interesse de implementar ou melhor a comunicação, segue algumas dicas abaixo:
1. Construa uma Comunicação Clara e Objetiva
Seja Claro! Evite ambiguidades e certifique-se de que a mensagem é compreendida por todos. Utilize uma linguagem simples e direta.
2. Aposte em Canais de Comunicação Eficientes
Faça um estudo de caso e a partir daí escolha os meios mais adequados para cada tipo de comunicação, como e-mails, reuniões presenciais ou plataformas colaborativas (Slack, Microsoft Teams etc.)
3. Pratique a Escuta Ativa
Crie proximidade, ouvir com atenção, fazer perguntas e demonstrar interesse pelo que os outros dizem fortalece a confiança e evita mal-entendidos.
4. Estimule um Ambiente Aberto ao Diálogo
Cuidado com o autoritarismo! É super importante criar uma cultura organizacional onde todos se sintam à vontade para expressar opiniões e dar feedbacks sem medo de represálias.
5. Utilize a Comunicação Não Verbal a Seu Favor
Não sei se vocês já leram esse livro, mas ele tem tudo haver com esse tópico “ O corpo fala”. Gestos, expressões faciais e tom de voz impactam a forma como a mensagem é interpretada. Com isso, a dica é manter uma postura aberta e amigável.
6. Padronize Processos e Informações
Você faz isso ao criar provas concretas como por exemplo: Documentar processos e criar guias para os colaboradores evita ruídos na comunicação e aumenta a eficiência.
7. Ofereça Feedbacks Construtivos
Esse tópico também tem a ver com criar conexão. A dica aqui é estar aberto para ouvir opiniões através de feedbacks. Faça com que ele seja contínuo, específico e voltado para o crescimento profissional, promovendo melhorias sem desmotivar.
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8. Invista em Treinamentos e Capacitações
Os treinamentos e aprendizagem visando capacitar mais ainda os colaboradores e pessoas envolvidas no projeto são sempre bem vindos. A estratégia deve ser concretizada através de workshops, cursos e dinâmicas de grupo que podem aprimorar habilidades comunicativas e fortalecer a interação entre equipes.
Com essas práticas, a comunicação organizacional se torna mais clara, produtiva e alinhada aos objetivos da empresa.
Quais são os tipos de comunicação organizacional?
São divididas em 4 tipos que são: Mercadológica, administrativa, interna e institucional.
4 Passos Para Aplicar Comunicação Organizacional na Sua Empresa
1.Analise o cenário atual
Isso é feito com intuito de entender como a comunicação acontece dentro da empresa. A partir daí identificar quais são os pontos fortes, desafios e possíveis gargalos.
2. Definir quais são os objetivos e principais estratégias
Aqui é muito importante atuar com metas claras. Tendo como principal foco melhorar o engajamento dos colaboradores, reduzir falhas na comunicação ou fortalecer a cultura organizacional.
3. Escolha os Canais de Comunicação Adequados
Como foi mencionado aqui no artigo, um ponto importante e que contribui para a melhora da comunicação organizacional é utilizar ferramentas apropriadas para cada tipo de mensagem, como por exemplo: E-mails para comunicados formais, aplicativos de mensagens para interações rápidas e reuniões para alinhamentos estratégicos.
4. Monitore e Ajuste Constantemente
Acompanhe os processos com objetivo de entender como estão os resultados da estratégia de comunicação que você montou, A partir da coleta de dados é possível criar feedbacks e analisar métricas que visam melhorias contínuas.
Conclusão
A comunicação é um dos pilares fundamentais e que tem potencial para determinar o sucesso de uma empresa. A comunicação organizacional visa em construir uma comunicação simples, clara e objetiva com o intuito de minimizar ruídos. Pode não parecer, mas uma informação errada pode causar riscos reais ocasionando danos irreversíveis à imagem da empresa. Por isso, existe a necessidade de que seja implementada essa estratégia, principalmente em empresas de médio e grande porte.
