Poucas expressões se tornaram tão populares nas salas de administração como “data-driven”. Está nos planos estratégicos, nas apresentações a investidores e nos anúncios de recrutamento. Mas há uma pergunta que vale a pena fazer com honestidade: as empresas portuguesas tomam mesmo decisões com base em dados, ou o conceito tornou-se apenas mais um jargão?
A resposta é menos linear do que parece. Uma boa parte das empresas, sobretudo as de maior dimensão, já decide com base em dados. O risco está noutro lado: em confundir ter dados, ou ter um dashboard, com ser uma organização orientada por dados. É aí que mora a ilusão.
Raramente o problema é a falta de informação. As empresas acumulam dados todos os dias: no ERP, no CRM, na faturação, no armazém, em folhas de Excel que circulam por email. O que lhes falta é a capacidade de reunir tudo isso num só lugar.
A informação vive dispersa por dezenas de ferramentas que não comunicam entre si. E mesmo quando se consegue juntá-la, surge um segundo obstáculo, menos visível: a normalização. O mesmo cliente aparece com nomes diferentes em sistemas diferentes, as unidades não coincidem, os períodos não batem certo. Sem dados normalizados, qualquer comparação fica comprometida à partida.
As ferramentas de business intelligence vieram resolver boa parte deste problema, agregando múltiplas fontes num único painel. Mas a ferramenta só concatena o que lhe é dado. Se a base estiver desorganizada, o dashboard limita-se a mostrar a desorganização de forma mais elegante.
Querer um dashboard não é saber o que perguntar
Há uma frase que se ouve com frequência, sobretudo em empresas de menor dimensão: “precisamos de um dashboard”. A intenção é boa. O problema é que, muitas vezes, ninguém sabe dizer exatamente o que esse dashboard deve mostrar.
As empresas sabem qual é o destino, mas não sabem como lá chegar. E há um paradoxo curioso neste processo: muitos decisores só percebem que perguntas deviam ter feito quando o painel começa a dar-lhes as respostas. Os dados acabam por revelar a pergunta, e não o contrário.
Isto não é necessariamente mau. Mas mostra que a cultura de dados ainda está, em muitos casos, um passo atrás da tecnologia. Ter a ferramenta é o ponto de partida, não a chegada.
É comum assumir-se que a barreira está no investimento. Não está. As ferramentas atuais permitem começar a construir relatórios praticamente sem custos de licenciamento, que só surgem quando a informação passa a ser partilhada por várias pessoas. São, além disso, fáceis de usar: qualquer pessoa, mesmo sem experiência técnica, consegue dar os primeiros passos.
O verdadeiro bloqueio é técnico e tem duas faces. A primeira é chegar à informação: os dados estão lá, mas extraí-los dos sistemas onde vivem nem sempre é simples. A segunda é a segurança. Nem toda a informação pode estar disponível para todos, e esta preocupação ganhou outra dimensão com a integração de inteligência artificial nestas plataformas. Quanto mais ligados estão os sistemas, mais exigente tem de ser a gestão de acessos e privacidade.
Há ainda um fator organizacional. Um projeto de dados obriga a conhecer bem o negócio, e o negócio é visto de forma diferente consoante a cadeira. O CEO procura uma leitura estratégica, o CFO quer controlo financeiro, o CTO pensa na arquitetura e na integração. Não há uma resposta certa sobre quem deve liderar: os três têm de estar envolvidos, porque cada um precisa de ver coisas diferentes.
O problema é que muitas empresas ainda não têm ninguém com uma visão transversal de todo o processo. Sabem que precisam de dados, mas falta quem faça a ponte entre áreas e perceba que a informação de que as Finanças precisam é, afinal, a mesma de que a Logística também precisa. Não por acaso, estas conversas começam cada vez mais a acontecer ao nível da administração, e não apenas da direção técnica.
Quando a transição é bem feita, o impacto no negócio resume-se a três ganhos concretos.
O primeiro é a velocidade de decisão. Uma decisão que antes obrigava a reunir informação de 20 ou 30 fontes diferentes passa a estar à distância de um clique, com dados atualizados em tempo real. Decide-se a qualquer hora do dia, sem esperar pelo relatório do fim do mês.
O segundo é a automatização. Um relatório bem construído não precisa de ser refeito todas as semanas. Deixa de haver horas gastas a copiar, colar e cruzar ficheiros: basta abrir e analisar.
O terceiro é a previsibilidade. Com histórico organizado, a empresa consegue antecipar em vez de reagir. Se os dados mostram que um produto regista, todos os anos, um aumento de procura de 20% no segundo semestre, essa informação deixa de ser intuição e passa a orientar compras, produção e stock. As comparações com anos anteriores já são hoje correntes; os modelos preditivos mais avançados exigem, muitas vezes, a ligação a sistemas especializados, como os de gestão de armazém.
Ser data-driven não é ter um dashboard. É ter os dados certos, normalizados e acessíveis às pessoas certas, e uma organização que sabe que perguntas fazer. Enquanto isso não acontecer, muitas empresas continuarão a dizer que decidem com base em dados quando, na verdade, apenas olham para eles.
Diogo Gomes, PowerBI Consultant na F5IT
