Num ambiente empresarial a preservação dos dados é sempre uma das principais preocupações do departamento de informática e em alguns casos até uma obrigação jurídica. No caso do email, pode ser necessário preservar uma mailbox indefinidamente, seja por questões de operacionalidade, seja por imposições legais, mesmo após a saída de um colaborador. É para esses casos que existe uma funcionalidade em certos planos empresariais do Office 365 chamada Litigation Hold, que permite guardar indefinidamente ou durante um determinado período de tempo todo o conteúdo de uma mailbox. Isso evita que emails sejam apagados indevidamente, ou pode inclusive preservar os dados mesmo após a conta de utilizador ser eliminada. De notar que como referimos anteriormente esta funcionalidade apenas está disponível em planos empresariais do Office 365, neste caso no E3 ou E5.

Vamos ver então como ativar esta funcionalidade numa mailbox e como recuperar emails dessa mesma mailbox.

1 – Aceder ao portal do Office 365;

2 – Aceder ao portal do Exchange, clicando em Admin centers e de seguida em Exchange;

3 – No Exchange Admin Center, clicar em recipients e posteriormente em mailboxes;

4 – Selecionar a mailbox em que queremos ativar a funcionalidade e clicar no botão de editar;

5 – De seguida clicar em mailbox features e em Enable, por baixo de Litigation hold;

6 – No ecrã seguinte podemos escolher a duração desta funcionalidade (deixar em branco para ficar indefinidamente), colocar uma mensagem para informar o utilizador da mailbox (opcional) e um url para direcionar o utilizador para um site com informação sobre esta funcionalidade (opcional);

7 – Caso haja necessidade de se recuperar um determinado email dessa mailbox, podemos efetuar uma eDiscovery search da mailbox, indo a compliance management e no separador in-place eDiscovery & hold clicar em nova pesquisa;

8 – Preencher os campos e clicar em Next. Neste caso vamos pesquisar por emails com a palavra “mobility”;

9 – De seguida selecionar a mailbox a ser pesquisada, e clicar em Next;

10 – Selecionar a opção Filter based on criteria e colocar a palavra a ser pesquisada. Também é possível filtrar a pesquisa por data ou por email de envio ou destino, embora neste caso deixemos esses campos em branco;

11 – No menu seguinte, podemos escolher se queremos colocar o resultado da nossa pesquisa em hold, para prevenir a sua eliminação. Como no nosso caso já temos a litigation hold ativa, não é necessário selecionar este campo. Clicamos apenas em Finish;

12 – A partir deste momento podemos exportar o resultado da pesquisa para a discovery search mailbox, clicando na lupa e em Copy search results;

13 – Caso se queira exportar todo o conteúdo de uma mailbox, no passo 9 deve-se escolher a opção Include all content. Assim temos acesso a todo o conteúdo da referida mailbox, mesmo que o utilizador já tenha tido a sua conta apagada, uma vez que temos o litigation hold ativo.

Como demonstrámos neste how-to, é possível ativar esta poderosa funcionalidade do Office 365 com relativa facilidade, sendo inclusive possível delegar esta função a utilizadores de outros departamentos (como por exemplo compliance officers), atribuindo-lhes o role de Discovery Management. Isto acaba por permitir libertar o departamento de informática para outras tarefas, sem, no entanto, comprometer as obrigações jurídicas de preservação de dados.

Pode descarregar este manual da KI, ilustrado com screenshots neste link – http://www.knowledgeinside.pt/noticiasnacloud/post/how-to-litigation-hold-recuperar-emails-de-uma-mailbox-do-office-365