A PFU, divisão de scanners do Grupo Ricoh, reforça a sua aposta na digitalização inteligente, com soluções que permitem transformar documentos físicos em informação digital, organizada e preparada para integrar os processos das empresas. A estratégia combina equipamentos de captura documental com o software PaperStream e abrange desde tarefas administrativas até operações de logística, distribuição e retalho.
Esta aposta surge numa altura em que a utilização de inteligência artificial (IA) aumenta a importância da qualidade dos dados. Faturas, guias de transporte, comprovativos de entrega e documentos alfandegários continuam a circular em papel, o que exige processos de captura e tratamento da informação antes da sua utilização em sistemas de gestão, automatização ou análise.
A qualidade dos dados é essencial para tirar partido da IA
A inteligência artificial pode ajudar as empresas de logística a otimizar rotas, prever necessidades de inventário e melhorar a gestão dos armazéns. No entanto, a fiabilidade destas aplicações depende também da informação que recebem.
Um número incorreto numa fatura, uma referência de produto mal interpretada ou uma data de entrega registada de forma errada podem comprometer os processos seguintes. A digitalização documental assume, por isso, um papel que vai além da substituição do papel por ficheiros eletrónicos.
É precisamente nesta etapa que a PFU posiciona as suas soluções de captura inteligente. A empresa combina tecnologias de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), processamento de imagem e organização documental para facilitar a transformação de documentos físicos em informação que possa ser pesquisada, validada e reutilizada.
Jesus Cabañas, responsável comercial da PFU para a região ibérica, sublinha a importância deste processo.
Se alimentarmos a IA com dados incorretos ou desestruturados, as decisões de negócio vão falhar.
A questão é particularmente relevante nos setores em que a documentação chega de diferentes fornecedores, clientes e operadores, muitas vezes em formatos distintos. Quanto mais consistente for a informação recolhida, menor será a necessidade de correções posteriores e mais simples será a sua integração nos sistemas digitais.
PaperStream transforma documentos em informação utilizável
A proposta da PFU assenta na combinação entre os scanners Ricoh e a família de aplicações PaperStream, que permite tratar diferentes etapas da digitalização, desde a captura inicial até à organização e exportação dos documentos.
O PaperStream IP processa as imagens captadas e permite melhorar a legibilidade dos documentos. Entre as suas funções estão o tratamento de fundos, a redução de elementos visuais indesejados e o aperfeiçoamento da representação do texto, o que facilita o reconhecimento ótico de caracteres.
O PaperStream ClickScan destina-se a operações mais simples. Permite iniciar a digitalização a partir do computador e guardar documentos em vários formatos, entre os quais PDF pesquisável, Word, Excel e PowerPoint. Desta forma, a informação deixa de ficar limitada a uma imagem e pode ser localizada ou reutilizada noutras tarefas.
Para processos mais exigentes, o PaperStream Capture permite configurar rotinas de digitalização, utilizar OCR para extrair informação e organizar documentos de acordo com as necessidades de cada organização. O software dispõe também de ferramentas de revisão e validação que ajudam a identificar problemas antes de os ficheiros serem integrados nos processos empresariais.
A oferta inclui ainda o PaperStream Capture Pro e Pro Premium, disponíveis mediante licenciamento adicional. Estas versões acrescentam funcionalidades de automatização, reconhecimento de formulários e integração com sistemas de gestão documental, além de suporte para diferentes equipamentos compatíveis com a norma TWAIN.
Estas capacidades permitem que a digitalização seja integrada nos processos administrativos e operacionais. Em vez de se limitar ao arquivo electrónico, a informação captada pode servir de base a tarefas de faturação, gestão documental e tratamento de dados.
A qualidade dos resultados continua, contudo, a depender das características dos documentos e das condições de captura. O reconhecimento automático de texto não dispensa necessariamente a validação da informação, sobretudo em operações com requisitos elevados de precisão.
Novos scanners Ricoh SP-2230 e SP-2240 alargam a oferta da PFU
A estratégia de digitalização da PFU inclui também equipamentos destinados a empresas que procuram soluções para postos de trabalho individuais. Os novos Ricoh SP-2230 e SP-2240 respondem a essa necessidade, com ligação USB 3.2 e funcionamento diretamente a partir de um computador.
Os dois scanners constituem alternativas mais económicas aos SP-2230N e SP-2240N, apresentados em junho de 2026. Para reduzir o custo, a PFU retirou a ligação Ethernet e a funcionalidade DirectScan, que permite criar e enviar documentos digitalizados sem recorrer a um PC.
A redução de preço anunciada ronda os 13%, sem alterar as velocidades de digitalização das versões com ligação de rede.
“Nem todas as organizações precisam de ligação de rede ou de digitalizar sem utilizar um computador“, explica Yasunari Shimizu, presidente e CEO da PFU (EMEA) Limited. Segundo o responsável, os novos modelos oferecem uma alternativa mais económica para empresas cujos processos documentais estão concentrados num posto de trabalho.
Até 40 páginas por minuto e alimentador para 80 folhas
O Ricoh SP-2230 permite digitalizar até 30 páginas por minuto, enquanto o SP-2240 atinge as 40 páginas por minuto. Ambos dispõem de um alimentador automático com capacidade para 80 folhas e permitem digitalizar as duas faces de um documento numa única passagem, com velocidades máximas de 60 e 80 imagens por minuto, respetivamente.
Os equipamentos aceitam diferentes formatos e gramagens, desde talões e documentos de escritório até cartões de plástico e folhas A3 dobradas ao meio. A possibilidade de processar documentos de diferentes características num único lote reduz a preparação necessária antes da digitalização.
A tecnologia Clear Image Capture, integrada nos scanners, trabalha em conjunto com o PaperStream IP para melhorar a qualidade das imagens captadas. Esta combinação procura facilitar o reconhecimento do texto e o tratamento posterior dos documentos.
A integração com o software PaperStream permite ainda criar ficheiros pesquisáveis e preparar a informação para utilização em aplicações de gestão documental, o que pode reduzir a necessidade de introdução manual de dados.
Soluções adaptadas a diferentes necessidades empresariais
A oferta da PFU abrange diferentes volumes e níveis de complexidade documental. Os novos modelos SP destinam-se a organizações que procuram digitalizar documentos diretamente a partir de um computador, enquanto os equipamentos com ligação de rede e as soluções da série Ricoh fi respondem a outras necessidades de captura e processamento.
Na logística e no retalho, esta diversidade permite escolher sistemas adequados a diferentes etapas de trabalho, desde o tratamento de faturas num escritório até à digitalização de documentação num centro de distribuição.
A captura documental constitui também uma das primeiras etapas de processos que recorrem à automatização e à inteligência artificial. Ao disponibilizar informação digital mais consistente, as empresas podem reduzir tarefas de introdução manual de dados e facilitar a integração com os seus sistemas de informação.
A utilização destas tecnologias depende, em última análise, da forma como cada organização estrutura os seus processos e valida a informação recolhida. A escolha do equipamento e do software deve, por isso, considerar não apenas o volume de documentos, mas também os formatos utilizados, as necessidades de integração e os procedimentos de verificação existentes.
Preços e disponibilidade em Portugal
Os novos Ricoh SP-2230 e SP-2240 estão disponíveis em Portugal, através do canal de distribuição da Databox, TD SYNNEX e Esprinet.
Os preços recomendados comunicados pela PFU são de 416 euros para o SP-2230 e 531 euros para o SP-2240. A empresa não esclareceu se estes valores incluem IVA.
Com estes equipamentos, a PFU alarga a sua oferta de captura documental a organizações que não necessitam de funcionalidades de rede, mas pretendem manter as capacidades de digitalização e tratamento de imagem disponibilizadas pelo ecossistema Ricoh e PaperStream.
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