Quem nunca perdeu algumas horas do dia na fila de um cartório? Um meio que os tabelionatos encontraram para facilitar a validação de documentos importantes foi a digitalização de alguns processos. Mas você sabe como criar uma assinatura digital?
Muito mais do que uma mera assinatura eletrônica, a assinatura digital é um recurso vinculado a um certificado de validação, que garante sua autenticidade jurídica e que pode ser utilizado de diversas formas: para assinar contratos de aluguel, recibo, entre outros.
A assinatura digital, que já era timidamente utilizada há alguns anos, ganhou força durante a pandemia e as normas de segurança sanitária de COVID-19, quando muitas pessoas precisaram resolver pendências, mas se viam impossibilitadas de irem até um cartório.
Para aprender o passo a passo sobre como criar assinatura digital, siga a leitura e entenda um pouco mais sobre esse recurso facilitador e tão importante para negócios envolvendo pessoas físicas e jurídicas como, por exemplo, processos de licitação.
Qual a importância de criar uma assinatura digital?
Como dissemos anteriormente, na introdução deste post, aprender como criar uma assinatura digital é uma comodidade que pode te livrar de senhas e filas nos edifícios dos cartórios e repartições públicas Brasil afora.
Além disso, trata-se de uma ferramenta mais segura. Isso porque algumas assinaturas feitas à mão podem ser falsificadas, enquanto as assinaturas digitais possuem um próprio certificado de validação, o que aumenta a segurança entre processos jurídicos.
Para empresas, por exemplo, aprender como criar assinatura digital é uma facilitadora de processos, que permite que você rubrique documentos importantes para o âmbito corporativo, mas com menos burocracia do que o processo tradicional.
Percebeu que, nessa perspectiva, a assinatura digital é extremamente segura e, atualmente, essencial para andamentos de inúmeros processos, principalmente quando encaixamos nosso pensamento no âmbito administrativo?
Mas afinal, o que é uma assinatura digital?
Em poucas palavras, uma assinatura digital é uma ferramenta eletrônica que funciona como uma chave virtual. Ela garante, basicamente, a identidade e a integridade de um documento, pois é vinculada a um certificado digital.
Este certificado digital, por sua vez, pode ser visto como o “reconhecimento de firma” das assinaturas comuns, feitas em diversos tabelionatos do Brasil. Entretanto, para obtê-la, basta seguir alguns passos em softwares com legalidade jurídica.
Resumidamente, o “combo” de assinatura digital + certificado digital garante que a chave pública acessível corresponda a uma pessoa específica, diminuindo quaisquer chances de fraude que possam vir a ocorrer no mundo digital.
Abaixo, confira o passo a passo para criar uma assinatura digital em PDF e, ainda, as instruções para criá-la no Word. Desta forma, você poderá resolver assuntos jurídicos pendentes, mas na comodidade do seu lar ou escritório.
Aprenda o passo a passo para criar uma assinatura digital em PDF
Neste post, preparamos um passo a passo para que você aprenda a criar uma assinatura digital em PDF. Siga-o e realize o processo em poucos minutos, na frente do seu computador ou, ainda, pela tela do seu celular.
Verifique a versão do programa
Antes de tentar criar a sua assinatura digital em PDF, é importante que você verifique a versão do Acrobat Reader em seu computador. Isso porque esse processo exige a versão mais atualizada do programa.
Abra o documento
Para abrir o documento, abra o Acrobat Reader e selecione a guia “Ferramentas”. Procure a ferramenta “Certificados” e clique, em seguida, em “Abrir”. Com o documento aberto, você encontrará a opção “Assinar Digitalmente”, no menu superior.
Demarque o local onde a assinatura deve ficar
Selecione, então, no PDF, a área que deseja assinar. Após selecionar a área de assinatura, o programa abrirá uma janela, com os dizeres “Assinar com uma ID digital”. Caso ainda não tenha criado uma assinatura, clique na opção “Configurar nova ID digital”.
Salve o documento
Depois de criar a sua assinatura digital, insira a senha criada na caixa em vermelho e clique em assinar. O Acrobat, então, pedirá para salvar o novo PDF em seu computador. Escolha o local e o nome do arquivo e, em seguida, clique em “Salvar”. Pronto!
Aprenda o passo a passo para criar uma assinatura digital no Word
Agora que você já aprendeu como criar assinatura digital em PDF, vamos mudar de plataforma. Abaixo, confira o passo a passo para a criação de assinatura digital no Word, de acordo com informações da Microsoft, criadora do software.
Abra o documento
Em primeiro lugar, abra o documento que deve ser assinado digitalmente. Depois que você abrir o arquivo do Word, coloque o cursor do mouse no ponto em que você quer criar a “linha de assinatura”, campo no qual você irá inserir sua assinatura digital.
Insira a assinatura
Em seguida, no menu “Inserir”, acesse o grupo “Texto”, clique em “Linha de Assinatura” e, depois, em “Linha de Assinatura do Microsoft Office”. Tudo certo até aqui? Como dissemos, é um processo bastante simples!
Preencha as informações
Agora, preencha as informações da caixa de diálogo, como signatário, título, e-mail e instruções. Neste último campo, você deve determinar se quer que a outra parte digite a razão da assinatura ou, ainda, mostre a data dela caso isso seja necessário.
Insira a assinatura propriamente dita
No arquivo, clique com o botão direito do mouse na linha de assinatura. No menu, selecione “Assinar”. Se você quiser assinar manualmente, usando um tablet ou PC com a opção screen touch, basta fazê-lo em cima da linha indicada por você no documento.
Preencha a assinatura digital
Quando o seu programa abrir uma caixa de diálogo, insira as informações solicitadas e salve-as no documento. Você pode, ainda, deixar sua assinatura invisível no documento, Trata-se, basicamente, de um recurso do Word.
Confirme
Com todas as informações conferidas por você é hora de confirmar a assinatura digital. Atente-se aos preenchimentos dos campos, afinal, é um documento importante, no qual qualquer tipo de erro pode trazer consequências jurídicas para as partes envolvidas.
Salve sua assinatura digital
Por fim, salve a sua assinatura digital na sua conta do Office 365 e utilize-a sempre que for necessário, com poucos cliques no seu desktop, notebook, tablet ou smartphone. Como você preferir, portanto!
Quais são os benefícios em criar uma assinatura digital?
Existem alguns benefícios em criar uma assinatura digital. Alguns deles, inclusive, já foram destacados neste post. Entretanto, abaixo, confira mais detalhes sobre como essa ferramenta auxilia na redução de custos, otimização de processos, segurança e mais!
Redução de custos
Papel é caro! Então, ao optar por assinar digitalmente um documento, você estará economizando o material e ajudando a natureza. Além disso, com essa facilidade, você consegue fazer assinaturas de forma gratuita, sem colocar a mão no bolso.
Otimização de processos
Desburocratização é a palavra-chave para a assinatura digital. Como explicamos anteriormente, com apenas alguns cliques você consegue assinar um documento e fazê-lo adquirir legalidade jurídica.
Segurança
Já dissemos neste post, mas vale a pena ressaltar! A segurança da assinatura digital é muito maior do que a da assinatura manual, uma vez que o documento fica ligado a um certificado digital, como já explicamos anteriormente.
Praticidade
Chega de perder horas do seu dia em filas de cartório! Com a assinatura digital, seus documentos podem ser juridicamente reconhecidos no conforto do seu lar, a partir do uso de softwares específicos, como o Acrobat Reader e o Word.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Existe uma forma muito simples de entender a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. A assinatura eletrônica é usada, na maioria das vezes, para acessar informações no meio digital. Sua senha do Gmail, por exemplo, é uma assinatura eletrônica.
A assinatura digital, por sua vez, é utilizada para comprovar a autenticidade da pessoa física ou jurídica que assina um documento on-line. Como citamos anteriormente, é basicamente o “reconhecimento de firma”, mas na rede virtual.
Assim ficou mais fácil de entender, não é mesmo? Apesar de ambas utilizarem o meio eletrônico para existirem, os conceitos de ambas são bastante distintos e podem ser diferenciados com certa facilidade.
Conclusão
E então, aprendeu como criar assinatura digital? Você pode fazer isso por diversos softwares, mas sempre com segurança. Afinal, é por meio da assinatura digital que um documento recebe validação jurídica.
Caso ainda tenha dúvidas sobre o assunto, não deixe de nos contatar pela caixa de comentários abaixo. Nossa equipe de especialistas poderá te ajudar a entender melhor o conceito do termo!
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