Como escolher a abordagem correta de serviço da UPS

Para a maioria das empresas, a falha de energia no seu equipamento de TI significa enormes custos de inatividade, com perda de informação, danos na reputação e um impacto possivelmente terminal na empresa.

Uma pesquisa recente efetuada pela TechTarget e pela Eaton revelou que 37% dos profissionais de TI tiveram uma falha elétrica não planeada nos últimos 12 meses, com 32% a dizerem que as falhas de energia duraram mais de quatro horas. A inatividade da rede pode custar em média €6.000 por hora para as pequenas empresas (1-100 funcionários), €66.000 por hora para médias empresas (100-1000 funcionários) e mais de €1.000.000 para grandes empresas (mais de 1000 funcionários).

Outros poderão achar tais eventos menos desastrosos, mas consideram ainda inconveniências profundamente indesejáveis. Contudo, uma coisa é certa: independentemente da sua perspetiva, todas as empresas adquiriram as suas UPSs para proporcionarem o máximo de disponibilidade possível. No entanto, as UPSs modernas são dispositivos bastante complexos com um risco inerente de falha. Isto poderá ser reduzido ou evitado implementando uma estratégia de serviço adequada às necessidades da empresa.
A pesquisa mostrou que a manutenção preventiva regular aumenta significativamente o tempo médio entre falhas, enquanto permite a identificação de potenciais ameaças. De acordo com os registos de serviço da Eaton, mais de 25 por cento das visitas de manutenção preventiva resultam em ações corretivas de seguimento ou atualizações, resolvendo potenciais problemas antes de serem uma ameaça à disponibilidade de energia.

Assim, a questão não é se é necessária ou não uma estratégia relativa ao tempo de funcionamento da UPS, mas sim encontrar a abordagem de serviço que melhor se adequa às necessidades de cada empresa. Ter em vigor um plano de manutenção preventiva eficaz não só reduz os custos com interrupções e inatividade, como também melhora o retorno global do investimento aumentando a vida útil do equipamento elétrico.
Existe uma escolha de quatro opções principais de serviço: adquirir um contrato de serviço ou prolongamento da garantia a partir do fabricante, celebrar um contrato com um fornecedor de serviços independente, utilização de técnicos de serviço internos ou obtenção de ajuda quando surge um problema. Infelizmente, como cada proprietário de UPSs opera em circunstâncias diferentes, nenhuma destas abordagens fornece uma solução ideal para todas as aplicações. De seguida, examinamos as vantagens e desvantagens das opções para fornecerem uma base para tomadas de decisão informada.

Opção 1: Organização interna de serviço do fabricante da UPS
Um fabricante de UPSs reconhecido irá oferecer uma profunda experiência e níveis de stock superiores em relação a qualquer outra empresa, incluindo o utilizador. Os técnicos de fábrica beneficiam de uma formação contínua e profunda nos produtos específicos do fabricante. Os seus conhecimentos da UPS e o seu desempenho são continuamente atualizados e são sempre apoiados através do acesso aos mais recentes conjuntos de firmware e de atualização para maximizar os níveis de desempenho da UPS. Adicionalmente, a experiência dos técnicos, as capacidades para detetar avarias e a familiaridade com a marca traduzem-se na redução dos tempos de reparação.
No geral, o apoio será profundo em termos do número de técnicos, pessoal técnico de apoio e recursos administrativos. Adicionalmente, os fabricantes estão mais propensos a oferecer estratégias de redução dos riscos, como programas adequados de segurança e níveis de seguros adequados. As peças de substituição estão também sempre disponíveis, por isso, os problemas são geralmente resolvidos numa primeira visita.
Os fabricantes de UPSs oferecem ainda muitos planos de serviço: garantia padrão, prolongamento da garantia, manutenção preventiva, vários níveis de contrato de serviço e faturação do tempo e material (T&M). Outras opções incluem a monitorização remota e uma cobertura de 24 horas, 7 dias por semana, com tempos de resposta no dia seguinte ou de duas a oito horas.
Consequentemente, os fabricantes de UPSs podem fornecer pacotes de suporte para todas as aplicações, incluindo os ambientes de missão crítica. Em comparação com as alternativas de terceiros, os benefícios adicionais da oferta de serviço de um fabricante de UPSs poderá muito bem compensar os preços ligeiramente mais elevados.
Opção 2: Fornecedor de serviços independente
Os fornecedores de serviço independentes são outras empresas que oferecem serviços de manutenção, consultoria, arranque, instalação e emergência às UPSs e equipamentos de qualidade elétricos. Embora tenham com frequência preços mais baixos do que os fabricantes das UPSs, possuem geralmente menos recursos e menos formação abrangente nas diferentes marcas; é virtualmente impossível formar totalmente um técnico numa gama completa de UPSs do fabricante, especialmente porque as UPSs estão continuamente em atualização.
De modo similar, é extremamente difícil ter acesso imediato a peças de substituição para todos os modelos de UPS e a maioria dos fornecedores independentes apoiam-se nos recursos de design, suporte e stock de peças do fabricante. Os registos de seguros e de segurança poderão não ser adequadamente mantidos e uma deteção rápida de avarias e sua resolução poderá ser inviável.
Apesar de serem improváveis as garantias de fábrica, exceto pelo contrato do fabricante, a assistência preventiva, contratos de assistência, faturação de T&M e outros serviços de suporte poderão estar disponíveis.
Opção 3: Auto-manutenção
Para as empresas com competências suficientes internas em eletricidade e segurança, a manutenção das suas próprias UPSs poderá fazer sentido a nível económico. O êxito da auto-manutenção depende do planeamento e implementação da manutenção preventiva de rotina, bem como da gestão proativa de itens de desgaste, como baterias e condensadores.
Os elementos de primeira intervenção da empresa devem compreender o funcionamento, segurança e questões ambientais e os aspetos básicos da manutenção preventiva numa UPS específica. As preocupações com a segurança incluem, mas não estão limitadas, aos perigos do arco elétrico. Os elementos de intervenção devem compreender também as várias condições de alarme e as respostas necessárias para eventos específicos, em conjunto com as sequências de paragem e arranque da UPS nas diversas aplicações.
O pessoal interno de manutenção irá beneficiar de um kit de peças de substituição do fabricante. Contudo, é importante que uma empresa tenha também acesso de suporte de um fornecedor de serviços profissional.
Opção 4: Tempo e material
A manutenção da UPS “pagar enquanto utiliza” poderá ser por vezes adequada, em especial se a UPS for antiga, sem qualquer contrato de assistência disponível. Contudo, esta abordagem é economicamente imprudente para configurações complexas, de múltiplos módulos ou redundantes de UPSs.
Disponível a qualquer momento para todos os clientes, o T&M é normalmente cobrado à hora, com o requisito mínimo de uma hora. As taxas tendem a aumentar no período fora do horário laboral e nos fins-de-semana, enquanto os tempos de resposta não são normalmente garantidos. Adicionalmente, as peças de substituição podem ser bastante dispendiosas, com placas médias para UPS comuns trifásicas de 80 kVA a custarem mais de €5.000. Os módulos de energia podem exceder os €9.000 cada, com vários possivelmente necessários. Tempos de resposta incertos e exposição financeira não planeada das reparações poderá tornar o T&M pouco atrativo, particularmente para aplicações de missão mais críticas. Poderá contudo ser aceitável para os técnicos de auto-manutenção se a UPS não for totalmente utilizada ou se a manutenção preventiva estiver a ser efetuada por um outro fornecedor e se a parte de seguro de um contrato de assistência for considerada desnecessária por auto-seguro ou por outras razões.
Conclusões
As UPSs, embora tenham melhorado significativamente durante os últimos vinte anos, são dispositivos complexos que necessitam de manutenção de rotina para evitar uma inatividade potencialmente devastadora e extremamente dispendiosa. Cada uma das opções anteriores possui vantagens e desvantagens das quais os operadores deverão ter consciência.
Independentemente da escolha, é sempre necessária alguma forma de manutenção para minimizar a interrupção da empresa e custos com a inatividade e aumentar o retorno do investimento e maximizar a vida útil operativa da UPS.